Ce documente cere un inspector, în ce ordine le parcurge și care sunt neconformitățile care apar cel mai des. Un plan de pregătire pe care îl poți face într-o săptămână.
Un control al inspectoratului teritorial de muncă nu este un examen surpriză. Inspectorii caută aceleași lucruri de fiecare dată, în aceeași ordine, iar firmele care iau amenzi rareori sunt firmele care nu fac nimic — sunt firmele care fac aproape tot, dar au un dosar incomplet în ziua în care cineva îl cere.
Ghidul de mai jos este ordinea în care recomandăm să îți verifici singur documentele. Nu înlocuiește o evaluare făcută de un specialist și nu garantează rezultatul unui control: fiecare activitate are riscurile ei, iar inspectorul evaluează situația concretă din teren, nu doar hârtiile.
Când vine un control și ce urmărește
Controalele pot fi planificate (inclusiv campanii tematice pe un anumit domeniu — construcții, comerț, HoReCa), sau pot fi declanșate de un eveniment: o sesizare a unui angajat, un accident de muncă, o reclamație a unui client sau reluarea activității după o suspendare.
Indiferent de motiv, verificarea urmează același fir: cine răspunde de securitatea muncii în firmă, ce riscuri ați identificat, ce ați făcut pentru ele și cum dovediți că fiecare lucrător știe ce are de făcut.
Dosarul pe care ți-l cere aproape sigur
Pregătește-l ca pe un singur biblioraft, cu separatoare, în ordinea de mai jos. Un dosar în care inspectorul găsește singur ce caută schimbă tonul întregii vizite.
- Decizia de organizare a activității de prevenire și protecție: lucrător desemnat, serviciu intern sau contract cu un serviciu extern.
- Evaluarea riscurilor pentru fiecare loc de muncă și post, cu data și persoana care a întocmit-o.
- Planul de prevenire și protecție, cu măsuri, termene și responsabili — și cu dovada că măsurile scadente au fost realizate.
- Instrucțiunile proprii de securitate a muncii, adaptate posturilor reale din firmă.
- Fișele de instruire individuală, complete și semnate: introductiv-generală, la locul de muncă, periodică.
- Tematicile și programul anual de instruire, aprobate de angajator.
- Fișele de aptitudine de la medicina muncii, valabile, pentru toți angajații.
- Dovada acordării echipamentului individual de protecție și lista internă care spune cine primește ce.
- Documentele de autorizare / atestare pentru lucrările cu risc specific (lucru la înălțime, electric, ISCIR, unde este cazul).
- Registrul de evidență a accidentelor de muncă și a incidentelor periculoase, chiar dacă este gol.
- Documentele de apărare împotriva incendiilor: instruirea PSI, planul de evacuare, evidența verificărilor la stingătoare și hidranți.
Cele cinci neconformități pe care le vedem cel mai des
Din experiența noastră la firmele care ne cheamă după un control, problemele nu sunt exotice. Sunt aceleași cinci:
- Fișe de instruire nesemnate sau semnate doar de o parte: lipsește semnătura celui care a verificat însușirea cunoștințelor.
- Instruirea periodică făcută cu întârziere sau la un interval mai mare decât cel stabilit prin propriile documente ale firmei.
- Evaluare de riscuri generică, evident copiată de la altă firmă, care nu conține utilajele și substanțele existente pe teren.
- Fișe de aptitudine expirate — de regulă la angajații vechi, pentru că la angajare toată lumea îi trimite la medic.
- Echipament individual de protecție existent în depozit, dar fără nicio dovadă că a fost predat nominal lucrătorului.
Pregătirea în șapte zile
Dacă ai o săptămână și un singur om disponibil, împarte munca așa:
- Ziua 1 — inventarul de personal: listă completă cu angajați, funcții, data angajării, locul de muncă.
- Ziua 2 — fișele de instruire: verifică fiecare fișă față de listă și marchează lipsurile, nu le rezolva încă.
- Ziua 3 — medicina muncii: verifică valabilitatea fișelor de aptitudine și programează tot ce expiră în următoarele 60 de zile.
- Ziua 4 — evaluarea riscurilor și planul de prevenire: confirmă că descriu firma de azi, nu firma de acum patru ani.
- Ziua 5 — teren: căi de evacuare libere, marcaje vizibile, stingătoare în termen, truse de prim ajutor complete.
- Ziua 6 — recuperarea restanțelor identificate în zilele 2–5, în ordinea riscului, nu în ordinea ușurinței.
- Ziua 7 — dosarul: totul într-un singur loc, cu cuprins, plus un exemplar digital de rezervă.
În ziua controlului
Desemnează o singură persoană care însoțește inspectorul și care are acces la dosar. Răspunde la ce se întreabă, arată documentul cerut și evită să improvizezi explicații despre lucruri pe care nu le știi — un „verific și revin cu documentul” este întotdeauna mai bun decât o afirmație pe care nu o poți susține.
Dacă un document lipsește, spune că lipsește. Inspectorii recunosc imediat o hârtie completată în grabă, iar o încercare de a acoperi o lipsă transformă o neconformitate administrativă într-o problemă de credibilitate pentru tot restul controlului.
După control
Controlul se încheie cu un proces-verbal care conține măsuri și termene. Notează-le imediat într-un calendar, cu un responsabil pentru fiecare, și strânge dovada realizării fiecărei măsuri — de obicei tocmai dovada, nu măsura în sine, este cea care lipsește la verificarea următoare.
Dacă vrei ca cineva să treacă prin dosar înaintea inspectorului, sună-ne: verificarea documentelor și punerea lor la zi este exact ce facem pentru clienții noștri de SSM și PSI.